회사 업무시 메일 잘쓰는 방법

안녕하세요 꿀팁전도사 입니다. 오늘은 회사 업무시 메일 잘쓰는 방법에 대해 알려드리겠습니다. 처음 회사에 들어가게 되면 지금까지 지냈던거와는 다른 생활을 하게 됩니다. 여러가지가 있겠지만 그 중 하나가 업체나 상사 등 에게 메일을 쓰는 일 입니다. 간단한 메일은 썼겠지만 회사에 들어와서 업무적인 메일은 처음 쓰기 때문에 어려움이 많을 수 있습니다. 저도 처음 들어왔을 때 아무 생각 없이 메일 쓰다가 욕먹는 일이 많았습니다.. 메일 쓰는법은 상사나 누가 따로 알려주지 않아서 더욱 힘들더라구요.. 이 글을 보는 신입사원이나 메일을 잘 못쓰는 분들은 잘 읽어보시고 상사에게 욕먹는 일이 없길 바랍니다.

 

메일 쓰기의 어려움

보통 학교에 다닐 때 부터 메일을 쓰긴 합니다. 저도 어릴 때 초등학교 부터 메일을 쓰긴 했습니다. ㅎㅎ 근데 그때 썼던 메일을 지금 보면 낯간지러울 정도로 친구랑 이상한 메일을 주고 받았더라구요. 그런 버릇이 있어서 그런지 메일 쓰기가 어렵더라구요. 상사에게 보낼 때야 그냥 욕한번 먹고 다음에 제대로 보내면 되긴하는데 만약 클라이언트나 다른 중요한 사람에게 메일을 잘못보내면 돌이킬 수 없는 사태가 벌어지죠... 신입사원 때는 기본만 잘해도 크게 욕먹을 일은 없는거 같습니다. 메일 보내는데도 컨펌 받고 보내라고 하니 짜증이 납니다.. 시간이 지나면 자연스럽게 터특되겠지만 처음 회사에 들어가신 분들은 한번 쭉 정독해보시면 좋을거 같습니다.

 

메일 잘쓰는 방법

1. 제목

메일 잘쓰는 방법 첫번째는 제목 입니다. 제목은 받는 사람이 그 메일 내용을 파악할 수 있는 정보를 적어줘야 합니다. 저는 처음에 안녕하세요. 등 그냥 안부 같은 말을 많이 썼는데 이렇게 보내는게 잘못보내는거 였습니다. 메일을 보낼 때는 제목을 보고 상대가 어떤 내용인지를 잘 파악 할 수 있게 적어야 합니다. 광고 메일에서도 어영부영 제목을 쓰면 이게 뭐야 이러고 메일을 클릭 안하게 됩니다. 하지만 메일 제목이 눈에 딱 들어온다면 사람들은 바로 그 메일을 클릭하게 되어있습니다. 제목은 구체적이고 명확하게 수치를 활용하여 적어주는게 좋습니다.

 

2. 실명

두번째는 실명 입니다. 보통 회사에 가면 회사 메일이 있긴 한데 회사가 작은 경우 개인 메일로 업무를 하는 사람도 많습니다. 개인 개정인 경우 메일이 별명이나 자신만 알아보는 언어로 해놓은 경우도 많습니다. 이런 경우 반드시 메일을 실명으로 적어두어서 상대방이 자신이 누구인지 확인 할 수 있도록 하는게 중요합니다. 

 

3. 참조 활용

세번째는 참조 활용입니다. 저도 예전에는 참조를 잘 활용 안했습니다. 내가 쓰는 메일을 남이 보는거에 대해 부끄러운 마음이 있었던거 같습니다. 하지만 이런 참조를 잘 활용해야 업무하는데 오해도 안사고 자신이 일하고 있는 것에 대해 확인을 받을 수 있습니다. 이메일을 보낼 때는 받는 사람(TO) 과 참조(CC), 그리고 숨은 참조(BCC)가 있습니다. TO나 CC, BCC에 포함되있는 사람이 모두 자신이 메일을 보내면 확인 할 수 있습니다. 하지만 그렇다고해서 아무데나 넣으면 안됩니다. 보통 숨은 참조는 잘 안쓰긴 하는데 숨은 참조는 수신 하는 사람에게 참조인을 못보게 하는 기능 입니다. 받는 사람(TO)는 무조건 메일을 확인해야하는 당사자에게 보낼 때 씁니다. 참조(CC)는 당사자는 아니지만 해당 메일 내용에 대해 알아야되는 사람들을 넣어주면 좋습니다.  

 

4. 본문은 핵심만 간결히

네번째는 본문에 대한 내용 입니다. 저는 메일 쓸 때 구어체로 쓴다고 많이 혼났습니다. 그냥 말하는 것 처럼 주저리주저리 썼는데 이렇게 쓰는 버릇은 안좋은 버릇 입니다. 메일을 쓸 때는 먼저 인사를 남기고 본론으로 자신이 원하는 것과 메일을 쓴 목적을 간결하게 써줍니다. 동그라미나 네모 표시를 이용하여 전달하고자 하는 내용을 요약해서 보내주는 것도 좋습니다.

예) 안녕하세요 ㅇㅇ님

ㅇㅇ회사 ㅇㅇㅇ입니다.

 

ㅇㅇㅇㅇ에 대해 요청드리려고 연락드렸습니다. 자세한 내용은

하기 내용 참조 부탁드립니다.

º 날짜 : 00년 00월 00일

º 장소 : ㅇㅇㅇㅇ

º 내용 : 어쩌구저쩌구

확인 부탁드립니다.

 

감사합니다.

ㅇㅇㅇ드림

 

5. 메일 이외의 자기 정보에 대한 서명쓰기

마지막은 메일 이외의 자기 정보에 대해 서명을 쓰는 것입니다. 업무를 할 때는 보통 구두상으로 많이 연락을 주고 받습니다. 요즘에는 카카오톡 으로도 많이 주고 받는데 메일 이외에 회사 주소, 연락처, 자신의 연락처, 이메일 등 서명을 적어두면 상대방이 문의사항이 있거나 할 때 연락을 바로바로 할 수 있습니다. 요즘에는 개인정보 때문에 자신의 번호는 안적어두고 회사 번호만 적어두는 경우도 많은데 이런 경우에도 회사 번호로 연락하면 되니 괜찮습니다.

 

마무리

이상 회사 업무시 메일 잘쓰는 방법에 대해 알아봤습니다. 메일만 잘써도 상사한테 욕먹을 일은 없으니 잘 숙지하시길 바랍니다~

 

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